会议安排原则

如何高效地开会

又开会?叹气……即使简短高效的会议也有浪费时间和无意义争吵的时候。幸运的话，这些时间会被参与者利用当作中场休息;否则，他们的精力会被逐渐耗尽。

作为一名领导或群主，你主持会议时有没有遇到过这些场景：

• 你讲得热血沸腾，听众却无动于衷，似懂非懂？

• 说好的集思广益，结果依然是一个人在唱独角戏？

• 会上各执己见，无法达成共识。嘴巴上勉强达成一致，行动上却仍各行其是。

如果你也和我一样有如此的经历，那今天这篇文章，就是送给你的解药！

一般来说，10位与会人员中有3位性格外向，善于垄断话语权;3位谨言慎行，尝试发表意见;另外4位则沉默不语。“每个人其实有很多话想说，但却说不出口，”贝纳尔·玛丽·西盖说，“这直接导致他们的无能和拒绝参与，而真正原因就是缺乏一位能够给予每个人发言机会的明智领导。”

1958年美国心理学家威尔·舒茨(Will Schutz)提出个人在集体中的3大需求：参与需求(感觉到自己的位置)、控制需求(感觉到自己有影响力)和开放需求(能够和他人建立亲密联系)。

如果这些需求没有被满足，它们就会转变成恐惧：害怕不再属于集体、害怕自己的能力不被承认、害怕提出可能被集体批判的观点。所以，每个人都是依赖他人和会议进程使自己的观点变得有价值。

■这样做：

可以向非暴力沟通工作坊(CNV)借鉴一些经验：尊重发言顺序，不随意插话;敢于说“我”，而不是用“大家”和“你”来开头;不受任何批评和判断的影响，发表自己的意见;认真聆听别人的发言，不主观推断言外之意。

开好工作会议流程

1 只汇报结果，不讲述过程

如果参会人员较多，每个成员只需要汇报自己工作的结果，不需要讲述完成任务的方法和具体过程。这样，一方面足够管理层和相关人员了解到项目的进展情况，另一方面也节省了所有参会者的时间开销。如果管理层或者相关人员对一些结果有异议，就可以私下找到对应的人员去详细咨询和讨论，而无须占用所有参会者的公共时间。

一般汇报方式如下：

• “解决掉2个bug，分别是A和B”

• “联系了3个客户，2个客户有意向，1个表示不需要”

• “销售目标完成了85%，下个月预计可以全部完成”

• “项目的版本5.2.1于昨天下午上线，下一版还在功能测试阶段”

2 开会之前明确主题和要解决的问题

只有明确主题和要解决的问题，参会人员才能集中精力于核心的问题，而不会出现跑题，溜号，散漫的问题。一旦发现话题出现偏移，会议主持者要及时帮助参会人员明确本次例会的目的，节省掉无关话题所浪费的时间。

要解决的问题必须是可以执行的，不可以是模糊的或者空洞的。比如，“开发一个网站”，“写一本小说”，此类任务过于庞大，是无法在一次例会上分配给具体的人员，或者讨论出明确细节的。因此，大任务的拆解工作应该在会前由具体人员完成，然后拿到会上汇报和接受反馈即可。

所有浪费时间的工作都可以在会前或者会后完成，会上不做长时间的思考和查阅资料的琐事。

3 控制时长

很多会议之所以让人厌烦的原因是：过于冗长。一些参与人员已经汇报完毕还需要耗费时间听其他过于细节的讨论，甚至是争执，浪费了工作的时间和休息的时间。长期低效的会议会消磨成员的心智，造成团队的涣散，丧失信心。因此，会议主持人员要及时发现浪费例会时间的事件，并避免类似事件频繁的发生。一般简单的例会要控制在半个小时以内，小团队的例会时间则要更少至15分钟左右。

4 做会议纪录和笔记

确保会议场合备有便条与纸张，鼓励人们做笔记。 这两件事不仅帮助人们厘清想法，还有助于人们会后的讨论。

不过仍需要有一个专职做会议纪录的人（唯一可以使用电子设备的人），以防有人迟到没听到前面的内容。 会议纪录尽量详尽，帮助记录讨论实况与详细的大纲，可以提供给不需要参与开会，但需要知道这些资讯的同仁。

公司有遇到以下管理难题吗？

1、企业越做越大，老板越做越累

2、总经理做经理的事，经理做员工的事，员工做思想斗争

3、高层思想不统一，各自为政相互拆台

4、产品广告投入越来越大，回报率越来越低，竞争越来越大

5、员工用错误的方法工作，得罪顾客，损失利润

6、是不是部门之间相互推诿，人人规避风险

7、虚假“团结”，老板说一，高层马上说一，有异议也不提

8、企业发展没人才，有了人才留不住

9、员工没有主人翁思想，毫不在乎企业成本，随意浪费

10、人情化严重，宁可放弃企业利益，也要做好人

11、消费者越来越难伺候，难以成为忠实顾客

12、同样的会议天天开，同样的错误天天犯

13、高层要求太多，中层理由太多，基层借口太多

14、只注重产品生产，无计划、无目标地销售产品

15、员工缺乏忠诚度，没能力就“混”，有能力就“走”

16、只有老板在的时候，企业才能正常运转

17、规章制度在“能人”身上执行时拐弯变形

18、员工越来越多，效率越来越低

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会议安排原则

1、明确会议目的

每一次开会都应该有明确的会议目的，在发出会议邀请函并安排的时候，首先应该询问自己，为什么应该举办这次会议，我想从这次会议中得到什么样的结果。比如会议的目的是要讨论产品的定价方案，目的就是要讨论不同的定价方案，最终通过会议确定最终的定价方案；如果会议的目的是分析竞争对手，那么最终就要得到如何和竞争对手展开竞争的方案。

2、设置会议时间

开会前，应提前确定好会议持续的时间，结合第一个原则[Purpose]，给出会议应该持续的时间，其目的是为了在确定的时间内达到会议的目的。虽然对每一次会议都没有固定的时间限制，但会议的时间，通常是越短越好。但很多时候，会议通常会超出我们的安排，使得会议变得低效。设置会议时间的目的是为了让会议变得更加精确，使每一个会议的参加者都能够贡献自己的意见和建议。

3、安排会议日程

第三个原则是按照会议的目的和时间，安排好会议的日程，会议日程可以帮助会议有目的的进行，如果会议没有明确的日程做保障，很可能出现的问题就是，会议超出了原有的时间，或者会议没有达到既定的目的。会议日程也可以保证会议的参加者都可以在会议上发生。我们常接触到的一些国际大会都是有明确的日常的，日程保障了会议有效的进行，而办公室日常的会议也有日程的安排，则会收到更好的效果。

4、积极准备会议

要保证在确定的时间内达到会议的目的，就要求参会者积极的准备会议，每一个会议的参会者都应该为会议准备一些问题，或者带着问题去参会，这便可以更好的提高会议的效率。试想一下，如果在会前，没有积极的准备会议，那么在会议过程中，我们便会在听会的时候，抽出时间来去准备会议，三心二意，既浪费了时间，会议的目的也许没有达到。

5、专注会议过程

参会人员在会议过程中应当专注，应集中精力在会议上，避免处理其他工作。我在工作中参加会议时，常常有同事去处理其他的事情，他在会议上只是一个摆设，参会只是例行公事，不参与讨论，不提供意见，如果有问题问到时，甚至还需要多次重复问题，如此分心参加会议，很难达到会议目的。

6、确定会议领导

最后，会议应该有明确的负责人，负责人目的保证会议的前五个原则高效进行。

会议有目标，就容易实现目的，的目的，时间，日程，准备，专注，领导六个原则，可保证会议的

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